Een stappenplan voor de aanschaf van een nieuwe printer

Ai! De printer is kapot op kantoor. Er moet een nieuwe aangeschaft worden, maar hoe maak je die keuze nu? Hieronder vind je een stappenplan en lees je precies welke printer bij jou past.

Garantie?
Bij een kapotte printer is het handig om eerst te checken of er nog garantie op het product zit. Ook bij zaken waar refurbished printers worden verkocht heb je vaak recht op garantie. Mocht er geen garantie meer op zitten dan zit er niks anders op dan een nieuwe zakelijke printer te kopen.

Inventariseren
Hoe een printer gebruikt wordt, ligt aan de grootte van het kantoor, maar ook aan de soort werkzaamheden. Werk je als leraar op een school? Dan print je ongetwijfeld vaak proefwerken. ICT’ers bij een groot concern hebben de printer juist niet vaak nodig, waardoor een simpele printer kan voldoen. En hoe vaak wordt er gescand via het printapparaat? Het loont om alles op een rijtje te zetten en realistisch te kijken naar het gebruik. Zo investeer je in de printer die bij het bedrijf of de organisatie past.

Kleur of zwartwit, A4 of A3?
Naast de frequentie van het printen en het scannen is ook goed om te kijken naar kleurgebruik. Mochten veel documenten in zwartwit worden geprint, dan is een kleurenprinter niet essentieel. Maar wellicht worden rapporten of andere documenten extern doorgestuurd en is printen in kleur een meerwaarde. Bij een designbureau kan kleur bijvoorbeeld een must zijn, waarna er ook nagedacht moet worden over het gebruik van soorten papier. Verder kan het in sommige bedrijven handig zijn om ook op A3-formaat te kunnen printen. Bijvoorbeeld als er een groot document gekopieerd moet worden.

Eigenschappen van de toekomstige kantoorprinter
Bij een groot bedrijf denken we automatisch aan veel medewerkers. Veel medewerkers betekent automatisch veel afdrukken bij de printer. Hiervoor is een printer nodig die snel en kordaat de printopdrachten afwerkt zodat er geen wachtende groep verzameld rondom de printer. Het is aan te raden om de prints per minuut te bekijken als criterium van de volgende aankoop. Deze zijn afgekort op PPM (pages per minute) en IPM (images per minute). Daarnaast is het ook de moeite waard om te kijken naar het interne geheugen. Hierin worden printopdrachten opgeslagen. Bij een groot bedrijf worden printopdrachten vaak in de wachtrij gezet. Bij een groot intern geheugen worden de opdrachten snel afgewikkeld en kan de werknemer er snel met de print vandoor naar de volgende vergadering.