3 tips om een artiest te kiezen voor je event

3 tips voor het organiseren van een event

Als je een evenement organiseert, dan is het vaak interessant om dat extra sfeer te geven met een artiest of andere activiteiten. Het maakt hierbij niet uit of het gaat om grote events voor bedrijven of een huwelijk, want in alle gevallen is het spelen met budgetten en wensen van klanten. Daarom hebben we drie tips op een rij gezet, zodat het eenvoudiger wordt om te bepalen wat waardevol is voor jouw evenement en wat niet.

Check de wensen van de klant

Alles begint met de wensen van de klant. De locatie, het thema, aantal (genodigde of betalende) gasten, de faciliteiten en horecagelegenheden. Dit is de basis van de organisatie en geeft de leidraad weer om de komende dagen, weken of zelfs maanden mee te werken. Het is hierbij belangrijk om de rode draad te ontdekken van de klant. Als dat niet gestructureerd wordt uitgewerkt in een eerste voorstel of opzet, dan zal de samenwerking vanaf het begin stroef verlopen en dat is voor alle betrokkenen niet wenselijk.

Bepaal het budget

Elk evenement kent een budget. Van bedrijfsfeest tot huwelijk, maar ook grote optredens in AHOY bijvoorbeeld. Daarom is het verstandig om eerst te onderzoeken wat de te maken kosten zijn. Hierbij moet huur van de locatie, opbouw en afbouw van het event worden begroot. Vaak moet catering van gasten hierbij worden meegenomen, maar een enkele keer komt het voor dat de gasten hun hapjes en drankjes zelf moeten betalen. In dat laatste geval zullen zij wel in staat moeten zijn om muntjes te kopen. Dit moet dan gefaciliteerd worden, maar kan voor een deel de investering terugverdienen en daarmee de kosten drukken.

Als het honorarium van de organisator meegerekend wordt, dan is hierna een groot deel van het benodigde budget bekend en kan een offerte worden opgesteld voor de klant.

Werk het thema uit

De wensen van de klant zijn bekend, het budget is helder en ook weet je of het volledig op kosten van de klant komt of dat het een commercieel evenement betreft waarvoor artiesten worden ingehuurd of ruimtes moeten worden gehuurd.

Bij elk thema passen wisselende artiesten. Een winterthema kan bijvoorbeeld gecombineerd worden met een show on ice en een kerstthema of feestweek gaat perfect samen met een Andre Hazes imitator. Omdat de kosten van een zanger aardig kunnen oplopen is het verstandig om ook hier keuzes te maken. Gerard Joling kan 10 tot 20 duizend euro kosten per half uur en dat is vaak alleen interessant voor grote bedrijven of als veel sponsorgelden worden opgehaald.

Tot slot is het natuurlijk de vraag of het verstandig is om een groot deel van het budget aan een zanger te besteden. Dit maakt de organisatie namelijk kwetsbaar en vatbaar voor tegenvallende resultaten.